Lors de l'adoption d'un nouveau logiciel, les entreprises ont tendance à se concentrer d'abord sur les besoins et les coûts, reléguant souvent la formation du personnel au second plan.
Cependant, cela constitue une erreur, car le manque de formation est l'un des principaux obstacles à l'adoption réussie d'un nouvel outil informatique.
Découvrez nos conseils pour une intégration efficace.
Impliquez vos collaborateurs en amont du projet
Le changement d'une solution logicielle peut-être parfois mal accueilli et ressenti comme «imposé» par une équipe.
Pour assurer une adoption réussie d'un nouvel outil de gestion, il est essentiel d'impliquer activement les collaborateurs dès le début du projet.
Informez vos salariés de votre intention de recherche d'une nouvelle solution pour votre entreprise et expliquez clairement les raisons de ce besoin ainsi que les objectifs visés.
Ensuite, sollicitez leur feedback sur le projet, en identifiant à la fois leurs attentes envers la mise en place d'un nouveau logiciel et les éventuels freins à l'adoption.
Vous pouvez également impliquer vos employés dans le processus de sélection en leur proposant, par exemple, de tester les différentes solutions avec vous.
Assurez une communication claire et transparente tout au long du projet pour que les équipes se sentent pleinement impliquées dans le projet dès ses débuts.
Cette approche facilitera également la formation, pour une transition en douceur vers l'utilisation de la solution choisie lors de la phase de déploiement ultérieure.
Comment accompagner ses collaborateurs dans le changement ?
Pour faciliter l'accompagnement de vos collaborateurs dans le changement d'application, il est recommandé de tenir des réunions hebdomadaires ou mensuelles dédiées au projet.
La mise en place d'un système de collecte de retours utilisateurs est également préconisée pour recueillir des feedbacks pertinents. Parallèlement, l'utilisation d'outils de communication facilitera le partage des informations issues du terrain et permettra d'assurer que les préoccupations de toutes vos équipes soient prises en compte.
Lors de cette transition, il est essentiel de présenter clairement aux collaborateurs les avantages de la nouvelle solution et les bénéfices qu'ils pourront en retirer en l'adoptant.
Proposez des formations personnalisées à vos équipes
Impossible de former ses équipes à un nouvel outil digital sans passer par la case formation !
Cette étape, trop souvent négligée, est cruciale pour aider vos équipes à utiliser le logiciel de façon optimale.
Idéalement, organisez les sessions de formation dès le lancement ou légèrement avant le déploiement du programme.
Pour garantir l'efficacité des formations, celles-ci doivent être concrètes et adaptées à l'outil en question.
Formez vos collaborateurs au logiciel par services
Certaines parties de la formation peuvent être généralistes, notamment pour les fonctionnalités utilisées par tous.
Cependant, si votre nouvel outil s'adresse à plusieurs métiers tels que les ressources humaines, la communication interne, logistique... il est essentiel de personnaliser davantage la formation.
Vous pouvez envisager d'offrir des sessions spécifiques pour chaque département.
Le but est de former vos équipes au nouveau système de manière la plus pertinente possible.
Lors de l'intégration d'un nouvel outil de gestion très complet tel que Batigest, il est essentiel de proposer des formations personnalisées à vos équipes.
Evaluez le niveau de compétences de vos collaborateurs
Pour optimiser la formation de vos équipes, vous pouvez également évaluer leur niveau de compétences techniques et proposez des formations adaptées aux différents niveaux.
Cela permettra aux novices d'apprendre progressivement tandis que les utilisateurs expérimentés pourront se concentrer sur des fonctionnalités avancées, évitant ainsi toute perte de temps pour les uns ou de confusion pour les autres.
En proposant des formations personnalisées, vous maximiserez les chances de réussite de l'adoption du nouvel outil, en donnant les connaissances et les compétences nécessaires pour tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.
Cela facilitera ainsi la transition vers l'utilisation efficace de votre nouvelle solution informatique au sein de votre entreprise.
Choisissez un formateur agrée
Faire appel à un formateur spécialiste de l'application logicielle que vous avez choisie, est une décision judicieuse pour garantir une formation optimale à vos équipes.
Un formateur agrée possédera une connaissance approfondie du logiciel, ce qui lui permettra de dispenser une formation sur mesure, adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Son expertise permettra aux utilisateurs d'acquérir rapidement les compétences nécessaires pour tirer pleinement parti de la solution évitant ainsi les pertes de temps liées à des apprentissages autodidactes.
De plus, il est possible de mettre en place une maintenance après la formation ce qui permettra à vos équipes d'être informées des évolutions logicielles.
En faisant confiance à des formateurs agréés, vous optimisez la mise en place de votre nouvel outil et préparez vos équipes au mieux pour l'intégration de votre nouveau programme.
Pensez au guide utilisateur
Considérez l'importance des guides utilisateurs en complément de la formation initiale, car ils sont essentiels pour accompagner vos salariés dans leur apprentissage.
Assurez-vous que la documentation soit claire et exhaustive, couvrant l'utilisation intégrale de l'application.
Il est possible de faciliter l'accès à cette documentation en l'intégrant directement dans le logiciel lui-même.
Organisez des réunions ou des webinaires réguliers pour former les utilisateurs sur les nouvelles fonctionnalités ou leur rappeler les bonnes pratiques.
N'oubliez pas de prévoir des formations ou un tutorat spécifiques pour les nouveaux arrivants, afin de faciliter leur intégration et leur utilisation optimale du système.
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